Οδηγός Χρήσης

Βήμα-βήμα οδηγίες για την εφαρμογή Bargen Web — δημιουργία barcodes και μαζική αποστολή email σε συμμετέχοντες εκδηλώσεων.

Τι κάνει η εφαρμογή

Το Bargen Web σας βοηθάει να στείλετε εξατομικευμένα barcodes στους συμμετέχοντες μιας εκδήλωσης ή συνεδρίου. Πιο συγκεκριμένα:

• Φτιάχνει ένα μοναδικό barcode PDF για κάθε συμμετέχοντα (με το όνομά του, τα στοιχεία της εκδήλωσης κ.λπ.)
• Στέλνει αυτόματα email σε όλους με το barcode ως συνημμένο αρχείο
• Σας δείχνει σε πραγματικό χρόνο πόσα email έχουν σταλεί και αν κάτι πήγε στραβά
• Αν κάποια email αποτύχουν, μπορείτε να τα ξαναστείλετε με ένα κλικ — χωρίς να ξαναστείλετε σε αυτούς που ήδη τα έλαβαν
• Μπορείτε να κατεβάσετε όλα τα barcodes μαζί σε ένα ZIP αρχείο

Η βασική ροή σε 5 βήματα

flowchart LR
    A["1. Φτιάξτε
Συνέδριο"] --> B["2. Προσθέστε
Συμμετέχοντες"]
    B --> C["3. Στείλτε
Δοκιμαστικό"]
    C --> D["4. Στείλτε
σε Όλους"]
    D --> E{"Όλα πήγαν
καλά;"}
    E -->|"Ναι"| F["5. Τέλος!"]
    E -->|"Κάποια απέτυχαν"| G["Ξαναστείλτε
τα αποτυχημένα"]
    G --> E

    style A fill:#334155,stroke:#60a5fa,color:#e2e8f0
    style B fill:#334155,stroke:#60a5fa,color:#e2e8f0
    style C fill:#334155,stroke:#f59e0b,color:#e2e8f0
    style D fill:#4F5B93,stroke:#818cf8,color:#fff
    style F fill:#2d8a4e,stroke:#4ade80,color:#fff
    style G fill:#92400e,stroke:#f59e0b,color:#fff
    

Γρήγορη Εκκίνηση — Τα Βήματα με Μια Ματιά

Αν θέλετε να ξεκινήσετε αμέσως, ακολουθήστε αυτά τα βήματα. Κάθε βήμα εξηγείται αναλυτικά παρακάτω.

Σύνδεση στην Εφαρμογή

Για να μπείτε στην εφαρμογή, χρειάζεστε μόνο τον εταιρικό σας λογαριασμό Google (αυτόν που χρησιμοποιείτε ήδη για το email σας).

flowchart TD
    A["Ανοίγετε την
εφαρμογή"] --> B["Πατάτε
'Σύνδεση με Google'"]
    B --> C{"Το email σας
είναι εγκεκριμένο;"}
    C -->|"Ναι"| D["Μπαίνετε στην
εφαρμογή"]
    C -->|"Όχι"| E["Εμφανίζεται μήνυμα
'Unauthorized domain'"]
    E --> F["Επικοινωνήστε
με τον διαχειριστή"]

    style D fill:#2d8a4e,stroke:#4ade80,color:#fff
    style E fill:#92400e,stroke:#f59e0b,color:#fff
    style F fill:#334155,stroke:#475569,color:#e2e8f0
    

Η οθόνη σύνδεσης — πατήστε το κουμπί για να συνδεθείτε με Google

Τι μπορεί να κάνει ο καθένας

Συνέδρια (Εκδηλώσεις)

Κάθε συνέδριο αντιστοιχεί σε μία εκδήλωση. Σκεφτείτε το συνέδριο σαν τον «φάκελο» που περιέχει τα πάντα για μία εκδήλωση: τα στοιχεία της, τους συμμετέχοντες, και τα barcodes τους.

Πώς φτιάχνω νέο συνέδριο

Η κεντρική σελίδα με τη λίστα συνεδρίων — από εδώ ξεκινάτε

Η φόρμα δημιουργίας νέου συνεδρίου

Τι σημαίνει κάθε πεδίο

Αντιγραφή υπάρχοντος συνεδρίου

Αν θέλετε να φτιάξετε ένα νέο συνέδριο παρόμοιο με ένα παλιό, πατήστε «Αντιγραφή» στη λίστα συνεδρίων. Αντιγράφονται όλες οι ρυθμίσεις αλλά χωρίς τους συμμετέχοντες — θα τους προσθέσετε εσείς.

Συμμετέχοντες

Κάθε συνέδριο έχει μια λίστα με τα άτομα που θα λάβουν barcode. Για κάθε συμμετέχοντα χρειάζονται 4 στοιχεία:

Η σελίδα λεπτομερειών ενός συνεδρίου — εδώ βλέπετε τους συμμετέχοντες, κάνετε εισαγωγή, και στέλνετε emails

Πώς προσθέτω συμμετέχοντες χειροκίνητα

Στη σελίδα του συνεδρίου, γράψτε τα στοιχεία στη φόρμα «Προσθήκη συμμετέχοντα» (κάτω από τον πίνακα) και πατήστε Προσθήκη.

Πώς τους αλλάζω ή τους σβήνω

Κάθε συμμετέχων στον πίνακα έχει κουμπιά «Επεξεργασία» και «Διαγραφή».

Η φόρμα επεξεργασίας ενός συμμετέχοντα

Εισαγωγή Λίστας Συμμετεχόντων (CSV)

Αντί να προσθέτετε τους συμμετέχοντες έναν-έναν, μπορείτε να ανεβάσετε αρχείο CSV (π.χ. από Excel) με όλη τη λίστα μαζί.

Πώς γίνεται η εισαγωγή

flowchart TD
    A["Ετοιμάστε το αρχείο
(CSV)"] --> B["Στη σελίδα συνεδρίου
πατήστε 'Εισαγωγή CSV'"]
    B --> C["Επιλέξτε
το αρχείο"]
    C --> D["Πατήστε
'Εισαγωγή'"]
    D --> E{"Υπάρχουν ήδη
ίδια barcodes;"}
    E -->|"Όχι"| F["Προστίθενται
οι νέοι συμμετέχοντες"]
    E -->|"Ναι"| G["Ενημερώνονται τα
στοιχεία τους
(όνομα, email)"]
    F --> H["Έτοιμο!"]
    G --> H

    style F fill:#2d8a4e,stroke:#4ade80,color:#fff
    style G fill:#334155,stroke:#60a5fa,color:#e2e8f0
    style H fill:#2d8a4e,stroke:#4ade80,color:#fff
    

Η φόρμα εισαγωγής αρχείου CSV

Πώς φτιάχνω αρχείο CSV (από Excel)

Αν έχετε τα στοιχεία σε Excel, πρέπει να το αποθηκεύσετε ως CSV με κωδικοποίηση UTF-8 (για να διατηρηθούν σωστά τα ελληνικά). Το αρχείο πρέπει να έχει 4 στήλες με αυτή τη σειρά:

flowchart LR
    A["Στήλη 1
Αριθμός Barcode"] --> B["Στήλη 2
Όνομα"]
    B --> C["Στήλη 3
Επίθετο"]
    C --> D["Στήλη 4
Email"]

    style A fill:#334155,stroke:#60a5fa,color:#e2e8f0
    style B fill:#334155,stroke:#60a5fa,color:#e2e8f0
    style C fill:#334155,stroke:#60a5fa,color:#e2e8f0
    style D fill:#334155,stroke:#60a5fa,color:#e2e8f0
    

Παράδειγμα αρχείου CSV

barcode_number,first_name,surname,email
10001,Γιώργος,Παπαδόπουλος,giorgos@example.com
10002,Μαρία,Ιωαννίδου,maria@example.com
10003,Νίκος,Αντωνίου,nikos@example.com

Πώς αποθηκεύω σωστά από Excel (UTF-8)

1. Ανοίξτε το αρχείο σας στο Microsoft Excel
2. Πατήστε File → Save As (ή Αρχείο → Αποθήκευση ως)
3. Στο πεδίο "Save as type", επιλέξτε: CSV UTF-8 (Comma delimited) (*.csv)
4. Πατήστε Save

Τι γίνεται αν ανεβάσω το ίδιο αρχείο δύο φορές;

Κανένα πρόβλημα! Αν ένα barcode υπάρχει ήδη στο συνέδριο:

• Τα στοιχεία (όνομα, email) ενημερώνονται αν άλλαξαν
• Αν ο συμμετέχων έχει ήδη λάβει email, η κατάστασή του δεν αλλάζει — δεν θα του ξανασταλεί

Δοκιμαστικό Email — Ελέγξτε Πρώτα!

Πάντα στέλνετε πρώτα δοκιμαστικό email πριν στείλετε σε όλους. Αυτό σας επιτρέπει να δείτε ακριβώς τι θα λάβουν οι συμμετέχοντες.

flowchart LR
    A["Πατάτε
'Δοκιμαστική αποστολή'"] --> B["Η εφαρμογή στέλνει
ένα email σε εσάς"]
    B --> C["Ελέγξτε στα
εισερχόμενά σας"]
    C --> D{"Όλα σωστά;"}
    D -->|"Ναι"| E["Προχωρήστε στην
κανονική αποστολή"]
    D -->|"Κάτι δεν πάει καλά"| F["Διορθώστε τα
στοιχεία του συνεδρίου
και ξαναδοκιμάστε"]
    F --> A

    style E fill:#2d8a4e,stroke:#4ade80,color:#fff
    style F fill:#92400e,stroke:#f59e0b,color:#fff
    

Τι να ελέγξετε στο δοκιμαστικό email:

• Εμφανίζεται σωστά το περιεχόμενο (ονόματα, ημερομηνίες, χώρος);
• Φαίνεται σωστά το λογότυπο του διοργανωτή;
• Υπάρχει σωστό barcode PDF ως συνημμένο;
• Φαίνεται σωστά η υπογραφή στο τέλος;

Αποστολή Email σε Όλους

Αφού ελέγξετε με δοκιμαστικό email ότι όλα φαίνονται σωστά, πατήστε «Αποστολή στους εκκρεμείς» στη σελίδα του συνεδρίου.

Τι γίνεται όταν πατάτε «Αποστολή στους εκκρεμείς»

flowchart TD
    A["Πατάτε
'Αποστολή στους
εκκρεμείς'"] --> B["Η εφαρμογή δημιουργεί
τα barcode PDF"]
    B --> C["Στέλνει ένα email
σε κάθε συμμετέχοντα
(ένα-ένα)"]
    C --> D{"Το email
στάλθηκε;"}
    D -->|"Ναι"| E["Ο συμμετέχων
μαρκάρεται ως
'Απεσταλμένο'"]
    D -->|"Όχι - σφάλμα"| F["Ο συμμετέχων
μαρκάρεται ως
'Αποτυχία'"]
    E --> G{"Υπάρχουν
άλλοι;"}
    F --> G
    G -->|"Ναι"| C
    G -->|"Όχι"| H["Η αποστολή
ολοκληρώθηκε"]

    style E fill:#2d8a4e,stroke:#4ade80,color:#fff
    style F fill:#92400e,stroke:#f59e0b,color:#fff
    style H fill:#334155,stroke:#60a5fa,color:#e2e8f0
    

Παρακολούθηση Προόδου

Ενώ στέλνονται τα emails, η σελίδα σας δείχνει αυτόματα την πρόοδο:

• Μία μπάρα προόδου που γεμίζει σιγά-σιγά
• Τους αριθμούς: πόσα στάλθηκαν, πόσα απέτυχαν, πόσα απομένουν

Η σελίδα ανανεώνεται αυτόματα κάθε 3 δευτερόλεπτα — δεν χρειάζεται να πατάτε τίποτα.

Όταν ολοκληρωθεί η αποστολή, η σελίδα φορτώνεται ξανά και βλέπετε τα τελικά αποτελέσματα.

Ακύρωση αποστολής

Αν θέλετε να σταματήσετε την αποστολή, πατήστε «Διακοπή αποστολής». Τα emails που ήδη στάλθηκαν δεν αναιρούνται — απλά σταματούν να στέλνονται τα υπόλοιπα. Μπορείτε να τα στείλετε αργότερα πατώντας ξανά «Αποστολή στους εκκρεμείς».

Τι Γίνεται αν Αποτύχουν Κάποια Email

Μερικές φορές κάποια email δεν στέλνονται (π.χ. λόγω προσωρινού προβλήματος δικτύου ή λανθασμένης διεύθυνσης email). Αυτοί οι συμμετέχοντες εμφανίζονται στον πίνακα με κόκκινη ένδειξη «Αποτυχία» και ένα μήνυμα που εξηγεί το πρόβλημα.

flowchart TD
    A["Η αποστολή τελείωσε
αλλά κάποια απέτυχαν"] --> B["Βλέπετε ποια
απέτυχαν και γιατί"]
    B --> C{"Μπορεί να
διορθωθεί;"}
    C -->|"Ναι
(π.χ. πρόβλημα δικτύου)"| D["Πατάτε
'Επανάληψη αποτυχιών'"]
    C -->|"Λάθος email
συμμετέχοντα"| E["Διορθώστε το email
μέσω 'Επεξεργασία'
και μετά 'Επανάληψη
αποτυχιών'"]
    D --> F["Ξαναστέλνονται
ΜΟΝΟ τα αποτυχημένα"]
    E --> F
    F --> G["Τα ήδη σταλμένα
ΔΕΝ ξαναστέλνονται"]

    style D fill:#4F5B93,stroke:#818cf8,color:#fff
    style F fill:#2d8a4e,stroke:#4ade80,color:#fff
    style G fill:#2d8a4e,stroke:#4ade80,color:#fff
    

Λήψη Όλων των Barcodes σε ZIP

Αν χρειάζεστε τα barcode PDF σε αρχείο (π.χ. για εκτύπωση ή αρχειοθέτηση), μπορείτε να τα κατεβάσετε όλα μαζί σε ένα ZIP αρχείο.

flowchart LR
    A["Πατάτε
'Δημιουργία & λήψη
ZIP'"] --> B["Η εφαρμογή
φτιάχνει τα PDF"]
    B --> C["Τα συσκευάζει
σε ZIP"]
    C --> D["Μπάρα προόδου
0%→100%"]
    D --> E["Πατάτε
'Λήψη'"]

    style A fill:#334155,stroke:#60a5fa,color:#e2e8f0
    style E fill:#2d8a4e,stroke:#4ade80,color:#fff
    

Κάθε αρχείο μέσα στο ZIP ονομάζεται με τη μορφή: Όνομα_Επίθετο_Barcode.pdf

Τι Γίνεται Όταν Αλλάζετε Κάτι

Η εφαρμογή φροντίζει αυτόματα να διατηρεί τα barcodes ενημερωμένα. Εδώ βλέπετε τι συμβαίνει σε κάθε περίπτωση:

flowchart TD
    A{"Τι αλλάξατε;"}
    A -->|"Στοιχεία
συμμετέχοντα
(όνομα, email)"| B["Αν είχε ήδη λάβει email,
γυρνάει σε 'Αναμονή'
για να ξανασταλεί"]
    A -->|"Στοιχεία συνεδρίου
(ημερομηνίες, χώρος)"| C["Τα παλιά PDF
σβήνονται αυτόματα
και φτιάχνονται νέα"]
    A -->|"Εισαγωγή
αρχείου CSV"| D["Νέοι συμμετέχοντες
προστίθενται — οι ήδη
σταλμένοι δεν αλλάζουν"]
    C --> E["Όσοι είχαν ήδη λάβει
email, γυρνάνε σε
'Αναμονή' για νέα αποστολή"]

    style B fill:#92400e,stroke:#f59e0b,color:#fff
    style C fill:#92400e,stroke:#f59e0b,color:#fff
    style D fill:#2d8a4e,stroke:#4ade80,color:#fff
    style E fill:#92400e,stroke:#f59e0b,color:#fff
    

Η φόρμα επεξεργασίας ενός συνεδρίου — αν αλλάξετε στοιχεία που εμφανίζονται στο PDF, τα barcodes ανανεώνονται αυτόματα

Κάδος και Διαγραφή

Η διαγραφή συνεδρίων γίνεται σε δύο βήματα για ασφάλεια — πρώτα πάει στον κάδο, και μετά μπορείτε να το σβήσετε οριστικά.

flowchart LR
    A["Συνέδριο"] -->|"Πατάτε
'Διαγραφή'"| B["Στον Κάδο"]
    B -->|"Πατάτε
'Επαναφορά'"| A
    B -->|"Πατάτε
'Οριστική διαγραφή'"| C["Οριστικά
Διαγραμμένο"]

    style A fill:#334155,stroke:#60a5fa,color:#e2e8f0
    style B fill:#92400e,stroke:#f59e0b,color:#fff
    style C fill:#7f1d1d,stroke:#ef4444,color:#fff
    

Διαγραφή όλων των συμμετεχόντων

Αν θέλετε να αδειάσετε τη λίστα συμμετεχόντων χωρίς να σβήσετε το ίδιο το συνέδριο, πατήστε «Καθαρισμός συμμετεχόντων» στη σελίδα του συνεδρίου.

Πίνακας Διαχείρισης

Ο Πίνακας Διαχείρισης είναι ορατός μόνο στους διαχειριστές. Αν ο λογαριασμός σας έχει δικαιώματα διαχειριστή, θα δείτε στο πάνω μενού τον σύνδεσμο «Διαχείριση» — πατήστε τον για να ανοίξετε τον πίνακα. Οι απλοί χρήστες δεν βλέπουν αυτόν τον σύνδεσμο ούτε έχουν πρόσβαση στη σελίδα.

Ο πίνακας δίνει μια συνολική εικόνα της χρήσης όλης της εφαρμογής, από όλους τους χρήστες. Περιλαμβάνει:

• Συνολικά στατιστικά — πόσοι χρήστες, πόσα συνέδρια, πόσοι συμμετέχοντες και πόσα barcode που εστάλησαν υπάρχουν συνολικά.
• Γραφήματα email, δικτυακής χρήσης και δραστηριότητας — διαγράμματα που δείχνουν την κίνηση σε ένα παράθυρο που επιλέγετε εσείς: 7, 30 ή 90 ημερών.
• Επιτυχίες & αποτυχίες — γρήγορος εντοπισμός (triage) πόσα email στάλθηκαν επιτυχώς και πόσα απέτυχαν, για να δείτε αν υπάρχει κάποιο πρόβλημα.
• Χρήση ανά χρήστη — πίνακας με τη δραστηριότητα κάθε χρήστη, που μπορείτε να ταξινομήσετε και να φιλτράρετε.
• Τα μεγαλύτερα συνέδρια — κατάταξη των συνεδρίων με τους περισσότερους συμμετέχοντες.
• Κατανομές — αναλύσεις ανά διοργανωτή, ανά γλώσσα και ανά barcodes.
• «Στατιστικά για nerds» — ένα πάνελ με πιο τεχνικές, λεπτομερείς μετρήσεις για όσους θέλουν να σκάψουν βαθύτερα.

Ο Πίνακας Διαχείρισης — συνολικά στατιστικά, γραφήματα χρήσης και αναλύσεις (ορατός μόνο σε διαχειριστές)

Σκοτεινό / Φωτεινό Θέμα

Στην πάνω δεξιά γωνία υπάρχει εικονίδιο για εναλλαγή θέματος:

• Light — φωτεινό φόντο (κατάλληλο για ηλιόλουστους χώρους)
• Dark — σκοτεινό φόντο (πιο ξεκούραστο για τα μάτια)
• System — ακολουθεί αυτόματα τη ρύθμιση του υπολογιστή / κινητού σας

Η επιλογή σας αποθηκεύεται στον λογαριασμό σας — θα τη βρείτε και την επόμενη φορά.

Συχνές Ερωτήσεις

Γιατί τα emails αργούν να σταλούν;

Η εφαρμογή στέλνει τα email σκόπιμα με μικρή καθυστέρηση (ένα κάθε 2 δευτερόλεπτα) για να αποφύγει το μπλοκάρισμα από τον πάροχο email (Gmail). Για 500 συμμετέχοντες, η αποστολή διαρκεί περίπου 15-20 λεπτά.

Μπορώ να κλείσω τη σελίδα ενώ στέλνονται τα emails;

Ναι, χωρίς πρόβλημα. Τα emails στέλνονται στο παρασκήνιο — η εφαρμογή δουλεύει ακόμα κι αν κλείσετε τον browser. Όταν ξαναμπείτε, θα δείτε την πρόοδο ενημερωμένη.

Αποτύχανε κάποια emails — τι κάνω;

Πατήστε «Επανάληψη αποτυχιών». Η εφαρμογή θα ξαναδοκιμάσει μόνο τα αποτυχημένα — δεν θα ξαναστείλει σε αυτούς που ήδη τα έλαβαν. Αν κάποιος έχει λάθος email, διορθώστε το πρώτα («Επεξεργασία») και μετά πατήστε «Επανάληψη αποτυχιών».

Τι είναι το Google Wallet;

Αν είναι ενεργοποιημένο, κάθε email θα περιλαμβάνει ένα κουμπί "Add to Google Wallet". Ο συμμετέχων μπορεί να το πατήσει για να αποθηκεύσει ένα ψηφιακό εισιτήριο (με barcode) στο κινητό του — σαν boarding pass αεροπορικής.

Αν αλλάξω στοιχεία του συνεδρίου, τι γίνεται με τα barcodes;

Αν αλλάξετε κάτι που εμφανίζεται στο PDF (π.χ. ημερομηνίες ή χώρο), τα παλιά PDF σβήνονται αυτόματα και φτιάχνονται καινούρια. Επίσης, όσοι είχαν ήδη λάβει email μπαίνουν ξανά σε αναμονή για νέα αποστολή. Δείτε το διάγραμμα παραπάνω για λεπτομέρειες.

Πώς σβήνω όλους τους συμμετέχοντες μαζί;

Στη σελίδα του συνεδρίου, πατήστε «Καθαρισμός συμμετεχόντων». Αυτό σβήνει και τα αποθηκευμένα PDF.

Πώς αλλάζω τα στοιχεία αποστολής email;

Τα στοιχεία σύνδεσης με τον email server (SMTP) ρυθμίζονται από τον διαχειριστή του συστήματος. Αν χρειάζεται αλλαγή, επικοινωνήστε μαζί του.